Funzionigramma aziendale

Cos'è, in parole semplici

Pensa a una riga per ogni posto di lavoro che l'azienda richiede: commerciale, amministrazione, produzione, un responsabile di reparto. Ogni riga risponde a tre domande: di cosa risponde questo ruolo, cosa può decidere senza chiedere, a chi riferisce. Messe in fila, le righe mostrano l'intera azienda in una pagina.

Tre documenti che si confondono

In molte aziende esistono tutti e tre, e ciascuno risponde a una domanda diversa.

Cosa contiene

Una riga per ogni ruolo, una colonna per ogni campo. Ecco cosa significa ciascun campo.

Processi presidiati e numeri di dashboard non si scrivono nella scheda. Sono dichiarati nei documenti dei processi e degli indicatori, e da lì si leggono. Scritti due volte, prima o poi non coincidono più.

Tre regole, e perché servono

Come si costruisce, in cinque passi

1. 01Elenca i processi principali dell'azienda: vendere, produrre, incassare, assumere, e così via.
2. 02Per ogni processo chiedi chi lo porta a termine e chi decide quando si blocca.
3. 03Crea una riga per ciascun ruolo emerso. Se una persona ne copre più d'uno, la compare su più righe.
4. 04Per ogni ruolo scrivi i risultati, le deleghe e a chi riferisce. Parti dall'imprenditore, che descrive tutti i ruoli come li vede oggi, incluso il suo. Poi ogni responsabile conferma o corregge il proprio.
5. 05Controlla che ogni responsabilità abbia un solo titolare. Infine mostra il foglio a chi ricopre il ruolo e chiedi se si riconosce in quei risultati.

Il primo tentativo sarà incompleto. È normale: il foglio migliora alla prima revisione, non prima.

Un esempio

Esempio costruito per mostrare il formato. Non è un'azienda reale.

Cosa leggere in questa riga:

• Il ruolo risponde di tre risultati misurabili: i tempi del preventivo, la chiusura delle trattative, la causa delle offerte perse.
• Può concedere sconti fino al 5% senza chiedere. Oltre quella soglia la decisione passa all'imprenditore, e ogni sconto non passa più da lui.
• La gestione dei reclami dopo la vendita non è di nessuno. È una riga «non assegnata»: non si nasconde, va decisa a chi spetta.

Cosa si legge a colpo d'occhio

Tre cose emergono dal foglio senza fare calcoli. Ciascuna indica un lavoro da fare.

Errori comuni

• Confondere il funzionigramma con l'organigramma. La gerarchia non dice chi decide.
• Lasciare responsabilità sovrapposte. Due nomi sullo stesso risultato equivalgono a nessun nome.
• Scrivere attività al posto dei risultati. Il foglio diventa un mansionario che nessuno rilegge.
• Lasciarlo fermo per anni. Un foglio vecchio descrive un'azienda che non esiste più.

Quando si aggiorna

Ogni trimestre si rivede la parte toccata dalle decisioni, al rito trimestrale, non tutto il foglio. Dopo ogni riorganizzazione (un'assunzione importante, una nuova area, un responsabile che cambia) si aggiorna subito la riga interessata. Una volta all'anno si conserva una copia prima della revisione, per vedere cosa si è mosso.

Con quale struttura funziona

Le aziende si organizzano in modi diversi: per funzioni (commerciale, produzione, amministrazione), per divisioni (per prodotto, per mercato o per area geografica), oppure a matrice, con due riporti. Il funzionigramma funziona con tutte e tre. Cambia il modo in cui si raggruppano le righe, non la domanda a cui risponde.

Il funzionigramma da solo non basta

Il funzionigramma descrive la struttura: chi risponde di cosa e chi decide. Non dice come lavorano le persone: se si parlano, se chiedono aiuto, se riescono a dire quando un ruolo non regge. Per questo, nel metodo, accanto al foglio ci sono il portare su e portare giù dei responsabili, il colloquio individuale trimestrale e i riti della settimana.

Domande frequenti